Seismic booste sa productivité et économise 19 % avec Navan Expense

Dans le monde de la vente, chaque minute compte. Et si une entreprise est bien placée pour le savoir, c’est Seismic, l’un des leaders mondiaux du Sales Enablement.

La société, qui emploie quelques 1 400 salariés dans 11 bureaux répartis entre l’Amérique du Nord, l’Europe et l’Australie, fournit un logiciel qui permet aux équipes commerciales d’augmenter leur productivité et d’offrir une expérience exceptionnelle à leurs clients. Cependant, le système de gestion des notes de frais utilisé en interne générait des inefficacités pour les salariés de Seismic, jusqu’à ce que Seismic le remplace par Navan Expense.

Avant Navan

Avant l’implémentation de Navan, le processus de gestion des notes de frais chez Seismic était loin d'être optimal.

« Nos commerciaux passaient 20 minutes sur chaque note de frais, importaient eux-mêmes les reçus sur un outil peu intuitif. Nous avons identifié l’opportunité de simplifier ce processus et de le rendre plus efficace », explique Hayden Stafford, Président et Chief Revenue Officer chez Seismic.  

Une simple erreur pouvait entrer le rejet de la totalité de la note de frais et générer perte de temps et frustration du côté du voyageur comme de la comptabilité.

Une fois les notes de frais soumises, les salariés devaient attendre en moyenne 30 jours avant d’être remboursés, et le gestionnaire de paie de Seismic consacrait plus de 6 heures par semaine à leur traitement. Il était temps de changer les choses.

Pourquoi Navan

L’objectif de Seismic était clair : simplifier et automatiser la gestion des notes de frais conformes à la politique pour redonner du temps aux salariés et obtenir des données actionnables.

Ses critères étaient les suivants : 

• Une expérience intuitive pour les salariés
• Des intégrations robustes (Netsuite ERP, FinancialForce PSA et ADP)
• Un déploiement rapide et peu de tâches administratives post-implémentation
• Une visibilité en temps réel sur les dépenses

Seismic a commencé à utiliser Navan pour la gestion des voyages en 2019 et Navan Travel Payments en 2021. L’entreprise a été impressionné par la capacité de la solution a : 

• Générer des économies
• Appliquer les politiques dès le point de vente
• Améliorer l’efficacité en front et back-office

Convaincu de retrouver ces avantages dans le volet Expense de Navan, Seismic y a souscrit en 2022.

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« Nos commerciaux passaient 20 minutes sur chaque note de frais, importaient eux-mêmes les reçus sur un outil peu intuitif. Nous avons identifié l’opportunité de simplifier ce processus et de le rendre plus efficace. »

Hayden Stafford

President and Chief Revenue Officer

Moins de tâches rébarbatives, plus de projets à impact

Avec Navan Expense, l’équipe commerciale de Seismic a tout bonnement pu oublier les 20 minutes habituellement consacrées aux notes de frais. 

En effet, Navan compare automatiquement les notes de frais et la politique interne dès le point de vente. Le logiciel y associe ensuite le code correspondant en fonction du salarié et du type de note de frais. Les salariés ayant avancé des frais sont remboursés automatiquement sous 24 heures, contre 30 jours avec l’ancien outil.

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« Les dépenses conformes sont automatiquement validées et traitées. Mon équipe peut se concentrer sur celles qui sont hors politique. »

Evan Goldstein

Chief Financial Officer

Notes de frais : fini le temps perdu

Selon Evan Goldstein, CFO de Seismic, « les notes de frais conformes à la politique sont automatiquement validées et traitées. Mon équipe a plus de temps pour vérifier celles qui ne le sont pas ».

Avant Navan, il fallait vérifier chaque note de frais pour s’assurer qu’elle soit conforme. Aujourd’hui, Seismic peut se concentrer sur les 1/5 transactions qui requièrent vraiment l’attention des comptables ou des managers.

De plus, l’entreprise a accès à toutes les données de dépense en temps réel sur des tableaux de bord. « Avoir une seule source de vérité pour toutes nos données financières est un atout inestimable. Nous pouvons prendre des décisions plus rapidement, et nos prévisions sont meilleures », ajoute Goldstein. 

« Ces trois dernières années, Navan a généré des économies importantes pour nous. Au-delà de l’avantage financier, nous savons comment notre argent est dépensé et pouvons éviter les dépassements de budget ».

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« Grâce à l’efficacité de la solution, les salariés consacrent moins de temps aux tâches administratives, ce qui leur permet de se concentrer sur l’acquisition de nouveaux clients et de proposer un service irréprochable. »

Hayden Stafford

President and Chief Revenue Officer

Une solution qui fait l’unanimité 

En ce qui les concerne, les salariés de Seismic sont conquis. Sur le plan du support client, Navan obtient un score de satisfaction (CSAT) « excellent » de 86, bien au-dessus de la moyenne de 78 observée dans l’industrie. De plus, l’entreprise enregistre un taux d’adoption exceptionnel de 93 % pour l’application mobile. 

« Nos commerciaux adore Navan, qui simplifie considérablement la gestion de leurs déplacements professionnels et le traitement de leurs notes de frais. Navan leur permet de gagner un temps précieux et automatise tout le processus de gestion des notes de frais », observe Hayden Stafford, CRO de Seismic.

« Grâce à l’efficacité de la solution, les salariés consacrent moins de temps aux tâches administratives, ce qui leur permet de se concentrer sur l’acquisition de nouveaux clients et de proposer un service irréprochable », continue-t-il.  « Quant à nos employés en back office, ils sont plus efficaces et ont accès aux données nécessaires pour avoir une vision plus globale. Tout le monde y gagne ».