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A1-Bescheinigung auf Geschäftsreisen

Juliane NeumannReiserichtlinien

Egal, ob es die Messe in Barcelona, der Kundenbesuch in Paris, die Fortbildung in Warschau oder das Projekt in Amsterdam ist – Geschäftsreisende benötigen die Bescheinigung A1. Die Bescheinigung an sich ist nichts Neues; neu sind allerdings die verschärften Kontrollen, ob Dienstreisende wirklich über die Bescheinigung verfügen. Wenn nicht, kann es sowohl für das Unternehmen als auch den Reisenden teuer werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das Dokument beantragen und warum sie es immer bei sich tragen sollten.

Was ist die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung, auch Entsendebescheinigung genannt, ist ein Nachweis über die Sozialversicherung des Arbeitenden. Wer im Ausland arbeitet, müsste dort eigentlich auch Beiträge zahlen. Die Bescheinigung bestätigt, dass Mitarbeiter – Angestellte sowie Selbstständige – für ihre Zeit im Ausland trotzdem zur Sozialversicherung des Landes gehören, aus dem sie entsandt wurden. Somit vermeidet man die Zahlung von Beiträgen in zwei EU-Staaten. Diese Regelung gilt für die Staaten der EU, für die Schweiz, Norwegen, Liechtenstein, Island. Es gibt eine vergleichbare Bescheinigung für andere Länder mit einem bilateralen Abkommen, z. B. Israel, Korea, Japan und Kanada.

Wer benötigt die Bescheinigung?

Egal, wie kurz die Reise ist, jeder Geschäftsreisende, der ins Ausland geht, muss eine A1-Bescheinigung vorweisen können. Momentan wird im sozialversicherungsrechtlichen Sinn nicht zwischen Dienstreise und Entsendung unterschieden. Das bedeutet allerdings einen erheblichen Verwaltungsaufwand – für die Unternehmen sowie für die Stellen, die die Bescheinigungen ausstellen – weil der Nachweis dadurch für jede Geschäftsreise ins Ausland beantragt werden muss.

Wie beantragt man eine A1-Bescheinigung?

Seit diesem Jahr ist es verpflichtend, die A1-Bescheinigung elektronisch zu beantragen. Bisher ging alles über ein Papierformular. In Einzelfällen ist ein Papierantrag noch bis zum 30.06.2019 möglich. Bitte beachten Sie, dass die elektronische Antragstellung nur für Länder der EU, des EWR und für die Schweiz gilt. Für Länder mit einem Abkommen bleibt der Papierantrag.  Für Länder ohne Abkommen reicht ein formloser Antrag. Auch Selbstständige müssen weiterhin den Papierantrag verwenden.

Die Antragstellung läuft über den Arbeitgeber, meistens über die Personalabteilung. Bei gesetzlich Versicherten muss der Antrag für die Bescheinigung bei der Krankenkasse des Mitarbeiters gestellt werden. Bei privat versicherten Mitarbeitern ist es die Deutsche Rentenversicherung. Für Mitarbeiter, die nicht gesetzlich versichert und Mitglied bei einer berufsständischen Versorgungseinrichtung sind, wenden Sie sich an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen.

Arbeitgeber können den Antrag für die Entsendungsbescheinigung über eine systemgeprüfte Entgeltabrechnungs-Software oder über eine elektronische Ausfüllhilfe wie z. B. sv.net stellen. Wird der Antrag über ein Abrechnungsprogramm gestellt, erhalten Sie die Antwort inkl. Bescheinigung ebenfalls elektronisch. So muss das Dokument nur noch ausgedruckt und dem Geschäftsreisenden gegeben werden.

Laut Gesetz haben die Krankenkassen und der Rentenversicherungsträger, sofern sie festgestellt haben, dass die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten, drei Werktage, um die Bescheinigung an den Arbeitgeber zu übermitteln. Die Bearbeitungszeit zwischen Antragseingang und Feststellung wird allerdings nicht durch diese Frist abgedeckt. Zurzeit ist von einer Bearbeitungszeit von ca. zwei Wochen auszugehen. Stellen Sie daher Ihren Antrag so früh wie möglich.

Wichtig: Für jedes Land und für jede Reise muss die Bescheinigung getrennt beantragt werden. Sind Sie normalerweise immer in mehreren Mitgliedstaaten tätig oder reisen regelmäßig in das gleiche Land (d. h. mindestens einen Tag im Monat oder fünf Tage im Quartal), können Sie gesonderte Fragebögen bei der DVKA ausfüllen. Auf der Seite der DVKA finden Sie außerdem Fragebögen nach Land sortiert.

Im Frühjahr hat die EU-Kommission Änderungen an der Verordnung angekündigt. Bisher gab es jedoch noch keine Entscheidungen und gezielte Änderungen. Das heißt aber auch, dass die A1-Bescheinigung für Geschäftsreisende weiterhin verpflichtend ist.

A1-Bescheinigung – warum?

Ohne gültige A1-Bescheinigung kann dem Mitarbeiter entweder der Zugang zum Firmengelände oder der Messe etc. versagt werden. Außerdem können sofort Sozialversicherungsbeiträge in dem Aufenthaltsland verlangt werden. Wichtig ist hierbei außerdem, dass der Arbeitnehmer ohne Bescheinigung bei seiner Tätigkeit als nicht versichert gilt und seine Arbeit niederlegen muss. Außerdem kann es sein, dass die Tätigkeit als Schwarzarbeit angesehen wird. Die Strafen für eine fehlende Entsendebescheinigung sind in den meisten EU-Ländern unterschiedlich. Hohe Bußgelder gegen das Unternehmen aber auch gegen den Mitarbeiter sind möglich – bis zu 10.000 €. Andere Länder verlangen für jeden Tag ohne A1-Bescheinigung Sozialversicherungsbeiträge.

Was bedeutet die Bescheinigung für Travel Manager?

Die Pflicht zur A1-Bescheinigung bei Geschäftsreisen bedeutet sowohl für Travel Manager als auch für das Unternehmen im Ganzen mehr Aufwand. Deswegen sollten Unternehmen ihre internen Prozesse überarbeiten. Da die Bescheinigung über das HR-Team abgewickelt wird, müssen Travel Manager eng mit der Abteilung zusammenarbeiten. Hier sollten sich Travel Manager und HR-Verantwortliche also zusammensetzen und die Prozesse bestmöglich festlegen.

Für Travel Manager ist ein Buchungs-Tool, das für alle Mitarbeiter verpflichtend ist, sehr hilfreich, um einen Überblick über anstehende Auslandsreisen zu haben. Bei einem firmenweiten Tool kann die Personalabteilung ebenfalls auf die Reiseübersicht zugreifen und für die jeweiligen reisenden Mitarbeiter den A1-Antrag stellen. Wichtig: Informieren Sie auf jeden Fall Ihre Mitarbeiter, sodass alle Buchungen über das gleiche Tool gehen. Andernfalls kann eine Auslandsreise übersehen und das A1-Formular vergessen werden. Und das kann sowohl für den Reisenden als auch das Unternehmen Probleme bedeuten.

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Nicht nur die A1-Bescheinigung ist für eine gelungene Geschäftsreise wichtig – auch eine detaillierte Reiserichtlinie muss her. Was genau in Ihrer Travel Policy stehen sollte und wie Sie diese am besten aufsetzen, erfahren Sie in unserem kostenlosen Guide.

Inhaltsverzeichnis

Was ist die A1-Bescheinigung?

Wer benötigt die Bescheinigung?

Wie beantragt man eine A1-Bescheinigung?

A1-Bescheinigung – warum?

Was bedeutet die Bescheinigung für Travel Manager?

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