Artikel

Wie Sie Ihr Business-Travel-Budget für 2021 planen 

Jannyn SaßReisekostenabrechnung

Besondere Zeiten erfordern besondere Maßnahmen. Mit Covid haben wir diese Zeiten, die uns alle herausfordern. Jetzt zum Jahresende stehen viele Finanzchefs vor der Frage, wie sie ihre Einnahmen und Ausgaben für das nächste Jahr planen sollen – die Budgets müssen definiert werden. Durch die politischen Restriktionen aufgrund der Pandemiesituation wird dies jedoch gerade zu einem spannenden Handlungsakt, der durch enorme Planungsunsicherheit gekennzeichnet ist. 

Viele Experten sehen einen Ausweg in den agilen Planungsmethoden. Auf Basis der aktuellen Situation werden hiermit Budgets definiert. Dabei soll jedoch das Unerwartete mit einkalkuliert werden. Das bedeutet, dass regelmäßig eine Nachjustierung durch Neuplanung mit einberechnet wird. Flexibilität in der Budgetierung ist daher eine neue Komponente, um diesen Krisenzeiten zu begegnen.

Konkret für den Geschäftsreisebereich bedeutet dies für viele strategische Reisemanager zu hinterfragen, welche Budgets für Geschäftsreisen Sinn machen und welche Inhalte neu in eine unternehmensweite Geschäftsreiserichtlinie aufgenommen werden müssen. 

Wir haben die wichtigsten Fakten in diesem Artikel zusammengestellt, worauf Sie bei der Budgetplanung von Geschäftsreisen achten sollten, so dass Sie für 2021 gut aufgestellt sind. 

Erfahren Sie mehr darüber,

  • was bei der Budgetplanung krisenbedingt berücksichtigt werden muss,
  • welche Tools bei der Budgetierung für 2021 helfen,
  • was neu ist in der Abrechnung und 
  • wie Reise- und ggf. Sonderreiserichtlinien formuliert werden sollten.

Wie Sie Prognosen als Grundlage der Budgetplanung in unsicheren Zeiten erstellen 

Erwarten Sie das Unerwartete und planen Sie flexibler

2020 hat gezeigt, dass eine herkömmliche, fixe Planung nicht länger verlässlich ist. Im April 2020 stand Deutschland im Lockdown so gut wie still. Für den Bereich der Geschäftsreisen bedeutete dies einen enormen Einschnitt bei den Buchungsvolumina – ein Faktum, das sicher 2019 nicht so geplant war. Aufgrund der aktuellen Situation jetzt im Dezember 2020 gehen wir bei Comtravo davon aus, dass herkömmliche Planungsmuster in Zukunft nicht mehr greifen werden und eine neue Form von Flexibilität mit in die Budgetplanung mit einbezogen werden muss – Flexibilität ist die beste Planung. 

Forecasting als Planungsmethode

Um überhaupt eine Grundlage für die Budgetplanung von Geschäftsreisen in diesen Zeiten zu haben, empfiehlt sich die Methode des Forecastings, das eine normale Prognose übersteigt, da sowohl finanzielle und nicht-finanzielle Informationen als auch Simulations- und Szenariobetrachtungen verwendet werden. Ein Forecast verfolgt die erwartete Leistung des Unternehmens, so dass rechtzeitig Entscheidungen getroffen werden können, um auf Defizite im Hinblick auf Ziele zu reagieren oder Chancen zu maximieren. Zusätzlich wird die aktuelle Situation mit einbezogen und modelliert, d. h. Sie treffen Kosteneinschätzungen auf der Basis der bestehenden Daten aus 2020. Dadurch haben Sie ein erstes Planungsraster, das Sie über das Jahr 2021 legen können. Diese Daten lassen sich z. B. aus Live-Dashboards generieren, um ein Szenario über die zu erwartenden durchschnittlichen monatlichen Ausgaben in 2021 zu kreieren. Bei Comtravo z. B. können Sie diese Daten direkt der Live-Kostenstellen-Übersicht im Backend entnehmen, die zu den jeweiligen Reisenden und den dazugehörigen Kostenstellen Aufschluss gibt. 

Zusätzlich können Sie ein Positiv-Szenario kreieren, das von einer Zunahme an Geschäftsreisen ausgeht. Dass das Positiv-Szenario eintritt, dafür setzen sich aktuell das World Travel & Tourism Council (WTTC) und wichtige internationale Branchenverbände ein. Um die hohen Verluste der Branche einzudämmen, fordern diese die sofortige Wiederherstellung des internationalen Reiseverkehrs mit bewährten Verfahren ohne Wartezeiten oder Impfungen. Der WTTC, der den weltweiten privaten Reise- und Tourismussektor repräsentiert, sagt zusammen mit dem Airports Council International (ACI), dem Weltwirtschaftsforum (WEF) und der Internationalen Handelskammer (ICC), dass die Welt nicht auf die Einführung der COVID-19-Impfstoffe warten kann.

Sicherheitshalber sollten Sie auch ein Negativ-Szenario kalkulieren, das von weiteren Lockdown-Maßnahmen und vermindertem wirtschaftlichem Wachstum einschließlich einer geringeren Geschäftsreisetätigkeit ausgeht. Somit stehen Ihnen 3 Szenarien für Ihre Budgetierung zur Verfügung und bilden einen gewissen Rahmen für die Budgetierung ab.

Diese Tools helfen Ihnen bei der Prognoseerstellung vor der Budgetplanung

Es ist aktuell davon auszugehen, dass Januar und Februar 2021 ggf. auch noch das gesamte Q1/2021 eher schwächere Monate sein könnten, was Geschäftsreisetätigkeiten angeht, da ein verschärfter Lockdown seitens der Politik beschlossen wurde und die Entscheidung über eine Verlängerung Anfang Januar erfolgen soll. Um hier schnell up-to-date zu sein und auf Veränderungen reagieren zu können, helfen Ihnen Dashboards in Echtzeit zur aktuellen Lage und gute Forecasting-Tools.

Dashboards zu Einreisebestimmungen

Mit Dashboards zu veränderten Einreisebestimmungen können Sie schnell reagieren und im Fall von Grenzschließungen eine Geschäftsreise stornieren oder umbuchen. So können Extra-Kosten vermieden werden.

Dashboards zur Abschätzung von Kosten

Für die Kostenkalkulation wesentlich ist das Bestimmen der kostenproduzierenden Faktoren. Diese sind im Geschäftsreisebereich z. B.:

  • Anzahl der Reisenden
  • Reisedauer 
  • Reisemittel (Hotel, Flug, Zug, Mietwagen)
  • Spesen.

Um die Ausgaben schnell und einfach pro Kostenstelle und pro Reisendem sichtbar zu machen, empfehlen wir Ihnen auch hier Dashboards für Ihre Planung. Kunden von Comtravo finden im Backend zuverlässige Übersichten, die bei der Kostenkalkulation unterstützen. Hier lässt sich ablesen, welche Kostenstelle welche Geschäftsreisekosten produziert.

Forecasting-Tools

Wenn Sie Ihre Planung jenseits von Excel erstellen wollen, empfiehlt sich die Anwendung einer Software zur Budgetplanung. Da hier die Anforderungen für verschiedene Unternehmen voneinander abweichen, empfehlen wir Ihnen Capterra oder Trustpilot, um einen Überblick zu gewinnen. Als die 3 Top-Budget-Planungs-Apps (für kleinere Firmen) gelten:

Worauf Sie bei der Budgetierung vor einer Geschäftsreise achten sollten

Kosten entstehen schon vor der Geschäftsreise meistens durch erheblichen Zeitaufwand wie z. B. durch aufwändige Buchungsprozesse oder aber auch durch fehlende Vorgaben in einer unternehmensweit geltenden Reiserichtlinie. 

Wählen Sie Plattformen mit günstigen Angeboten
Durch ein breites Inventar steht Ihnen auf einer Selbstbuchungsplattform wie Comtravo eine vielfältige Auswahl für Buchungen von Geschäftsreisen zur Verfügung. Durch digitale Schnittstellen zu zahlreichen Anbietern und ausgehandelte Raten profitieren Sie von den günstigen Angeboten.

Planen Sie kürzere Zeitaufwände im Buchungsprozess mit ein
Durch Machine Learning werden kundenindividuelle Buchungsempfehlungen angezeigt, so dass unnötige Rechercheaufwände vor einer Geschäftsreisen entfallen. Für Flug, Hotel, Mietwagen oder Deutsche Bahn haben Sie ein Tool, mit dem Sie jederzeit die gesamte Geschäftsreise im Blick haben und sich auch hier Zeit sparen.

Hinterlegen Sie Firmenrichtlinien, damit Buchungen im Budget-Rahmen bleiben Automatisch hinterlegte Firmenrichtlinien und Firmenraten sorgen dafür, dass die Budgets im Rahmen bleiben. So kann eine digitale Geschäftsreiseplattform schon während des Buchungsprozesses schmalere Geschäftsreisebudgets unterstützen. Sie können beispielsweise in der unternehmensweiten Reiserichtlinie die Hotelkategorien oder spezielle Tarifgruppen für einzelne Mitarbeiter und Abteilungen definieren. Sind diese automatisch hinterlegt, dann kann ein Budget nicht mehr so einfach überschritten werden und Ihre Budgets bleiben im Rahmen. Ihre allgemeine Reiserichtlinie sollte unternehmensweit die Wahl der Reisemittel und die Art des Reisens definieren und möglichst detaillierte Angaben zu Flug-, Hotel-, Zug- oder Mietwagenreisen enthalten.

Das gehört in Sonderreiserichtlinien für 2021 

Viele Unternehmen nutzen die Krisenzeit jetzt, um ihre Reiserichtlinien neu zu überarbeiten und Sonderregelungen zu integrieren. In diesen sogenannten Sonderreiserichtlininen werden erweiterte Regelungen getroffen. Dies betrifft z. B.:

  • Angaben zur Wahl der Reisemittel
    • Diese werden erforderlich, wenn für Kurzstrecken eine Zugfahrt dem Flug vorgezogen werden soll, zumal die Deutsche Bahn im Dezember 2020 die Taktfrequenz der Züge erhöht und dadurch mehr Platz durch die Einzelbesetzung von doppelten Sitzplätzen zur Verfügung steht. Es könnte daher sein, dass künftig die Bahn statt ein Flug das Mittel der Wahl in den Reiserichtlinien des Unternehmens darstellt [1]. 
  • Entscheidungen im Rahmen der Fürsorgepflichten eines Unternehmens: 
    • Hier ist es denkbar, für einen gewissen Zeitraum ein Firmenauto oder Mietwagen anzubieten, um Beschäftigten die Angst vor möglicher Ansteckung zu nehmen.
    • Möglich wäre auch, den Mitarbeitern mehr Wahlmöglichkeiten anzubieten, wie etwa Car Sharing, Taxi Sharing oder E-Scooter.

Wie Sie die Kosten auf einer Geschäftsreise budgetieren

Auch die Kosten auf der Geschäftsreise lassen sich senken. Zunächst ist der Anlass der Geschäftsreise wichtig oder kann es auch als Online-Event abgewickelt werden? Wenn der persönliche Kontakt im Vordergrund steht und für den Geschäftsabschluss unerlässlich ist, dann gibt es weitere Möglichkeiten, die Kosten für die Geschäftsreise gering zu halten und im Vorfeld ein schlankes Budget zu kalkulieren. 

Dazu gehören neben der beschriebenen formulierten Reiserichtlinie und der Auswahl günstiger Angebote im Vorfeld u. a. die Nutzung von Bonusprogrammen wie z. B.  Miles&More, bahn.bonus und topbonus. Aktuell spielen auch Stornierungskosten eine wesentliche Rolle, die man bei der Wahl von flexiblen und umbuchbaren Tarifen oder der Wahl eines Versicherungsanbieters auch mit kalkulieren muss.

Für 2021 ist es ebenfalls wichtig, Mehrausgaben für das Travel-Risk-Management mit einzuplanen. Über die Fürsorgepflicht hinaus ist es vielen Unternehmen auch ein Anliegen, den Reisenden möglichst viel Sicherheit auf ihren Reisen zu bieten. Dazu gehören eventuell Mehrausgaben für Hotel, Buchungen von Business-Class in Flugzeugen oder Mietwagen-Angebote. Auch dies sollten Sie einkalkulieren.

Wie Sie die Kosten nach einer Geschäftsreise budgetieren

Auch für die Kostenkalkulation nach Geschäftsreisen ändert sich für 2021 einiges. Dies betrifft vor allem die Auslandspauschale sowie die Kilometerpauschalen. Verpflegungspauschalen als auch Übernachtungspauschalen bleiben auf dem Niveau von 2020.

Reisekostenabrechnung 2021 – Das sind die Änderungen im Überblick

Keine Änderungen bei den Verpflegungspauschalen

2021 gelten die gleichen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand auf Inlandsreisen (Dienstreisen innerhalb Deutschlands) wie 2020:

  • 14 Euro für eine eintägige Dienstreise mit einer Dauer von mehr als 8 Stunden
  • 14 Euro jeweils für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise
  • 28 Euro jeweils für volle Zwischentage einer mehrtägigen Dienstreise

Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt, so sind diese Pauschalen entsprechend zu kürzen:

  • 20 % Kürzung für ein vom Arbeitgeber veranlasstes Frühstück
  • 40 % Kürzung für ein erhaltenes Mittagessen
  • 40 % Kürzung für ein erhaltenes Abendessen [2]

Keine Änderungen bei den Übernachtungspauschalen 2021 für Dienstreisen im Inland

Die Übernachtungspauschale liegt seit mehreren Jahren unverändert bei 20,- Euro. Dabei handelt es sich um eine Pauschale, die steuerfrei geltend gemacht werden kann, insofern keine anderen Belege über die tatsächlichen Kosten vorgelegt werden. Ansonsten gelten die belegbaren Kosten. Die Übernachtungspauschale ändert sich nicht für 2021.

Änderungen für Auslandspauschalen 2021

Bei Dienstreisen ins Ausland können steuerfreie Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand und Privatübernachtungen geltend gemacht werden. Unter anderem wurde die Verpflegungspauschale für Länder wie Irland, Gambia und Kuwait am stärksten angehoben. Auch Übernachtungspauschalen wurden erhöht z. B. für Reisende nach Rumänien, China oder Irland [3]. Die Pauschalsätze sind für jedes Land in einer Tabelle hinterlegt, die Sie hier einsehen können.

Änderungen für die Kilometerpauschale (Kilometergeld)

Für die Kilometerpauschale ändert sich durch das Klimapaket zwischen 2021 und 2026 einiges. Für die Benutzung des eigenen PKWs als Dienstwagen gilt: 

  • Die Pauschale für Strecken bis zu 20 Kilometern bleibt unverändert bei 30 Cent pro Kilometer.

Ab 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2023 eine Kilometerpauschale in Höhe von 35 Cent ab dem 21. Kilometer [4].

Warum digitale Plattformen Ihnen Mehrwert durch Kostenersparnis in der Krise bieten

Nicht nur die Kosten vor, während und nach einer Geschäftsreise sind für Ihre Budgetplanung wichtig, auch die Kosten, die eventuell monatlich für eine Geschäftsreiselösung anfallen, können schon im Vorfeld reduziert werden. Hier können flexible Lösungen, bei denen Sie nur zahlen, wenn Sie diese auch nutzen, sinnvoll sein. Gerade jetzt könnte es sich lohnen, auf eine digitale Plattform zu setzen.

Digitale Plattformen sind kostengünstiger

Der Trend der letzten Jahre zur Nutzung von digitalen Selbstbuchungsplattformen mit automatisierten Prozessen und künstlicher Intelligenz hat sich auch in der Corona-Zeit für den Geschäftsreisemarkt bewährt. Denn in der Krise war es für viele Unternehmen wichtig, die Kosten an allen Stellen zu sparen. Digitale Selbstbuchungsplattformen bieten den Vorteil, dass kein Reisebüro zwischengeschaltet ist und die hohen Kosten für eine Beratung zur Buchung von Geschäftsreisen somit entfallen. Schnell und einfach ist die Geschäftsreise mit Hotel, Mietwagen, Zug oder Flug selbst gebucht. 

Größtmögliche Flexibilität im Preismodell

Anbieter wie Comtravo berechnen nur dann Kosten, wenn auch wirklich eine Geschäftsreise gebucht wird. Das ermöglicht den Kunden größtmögliche Flexibilität und das ist ein gewaltiger Unterschied zu vielen gängigen Technologien oder Reiseanbietern, die monatliche Gebühren verlangen, selbst wenn keine Buchung erfolgt. Wenn durch einen Lockdown keine Geschäftsreisen stattfinden, werden auch keine monatlichen Nutzungsgebühren fällig. Der Kundenservice steht bei Bedarf dennoch kostenfrei zur Verfügung.

Wenn zusätzlich keine monatlichen Kosten für die digitale Selbstbuchungsplattform anfallen und ein professioneller Kundenservice rund um die Uhr zur Verfügung steht, der inklusive ist, so bietet sich dem Travel Manager ein großes Plus an Flexibilität und Kostenersparnis.

Darauf sollten Sie achten, wenn Sie während Ihrer Budgetplanung für 2021 an eine neue, moderne Geschäftsreiselösung denken, mit der Sie sparen können:

  • flexibles Preismodell im Einkauf einer digitalen Lösung, so dass nur bei tatsächlich erfolgter Buchung bezahlt werden muss
  • professioneller persönlicher 24/7-Support für die Reisenden ohne Extrakosten inklusive
  • automatisierte Prozesse
  • breites Inventar für günstige Angebote
  • Recommendation Engine
  • gute Forecasting-Unterstützung
  • Reiserichtlinien automatisch hinterlegt

 

Inhaltsverzeichnis

Wie Sie Prognosen als Grundlage der Budgetplanung in unsicheren Zeiten erstellen

Diese Tools helfen Ihnen bei der Prognoseerstellung vor der Budgetplanung

Worauf Sie bei der Budgetierung vor einer Geschäftsreise achten sollten

Wie Sie die Kosten auf einer Geschäftsreise budgetieren

Wie Sie die Kosten nach einer Geschäftsreise budgetieren

Warum digitale Plattformen Ihnen Mehrwert durch Kostenersparnis in der Krise bieten

Sie wollen mehr über Reisekosten erfahren?

In unserem Whitepaper „Datengetrieben: So optimieren Sie Ihr Reisebudget“ erfahren Sie:

  • Wie sammeln Sie Daten am besten?
  • Wie optimieren Sie mit diesen Daten Ihr Reisebudget?
  • Welche Vorteile bringt Ihnen ein datengetriebenes Reisebudget?

Reisekosten


E-Book herunterladen

J E T Z T
A N M E L D E N