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Coronavirus: Das müssen Travel Manager beachten

Jannyn SaßReiseplanung

Travel Manager stehen aktuell vor dem Problem, dass auf Grund von Corona sowohl weltweit als auch in Deutschland viele Events abgesagt wurden, Flüge gestrichen sind und Einreisebestimmungen sich fast stündlich ändern. Die Folge: Geschäftsreisen müssen auf unternehmensweiter Ebene storniert oder umgebucht werden. Das bedeutet, das zu den ohnehin schon hohen Umsatzeinbußen durch die Corona-Krise auch noch z. T. hohe Stornierungskosten und Gebühren für Reiseagenturen hinzukommen. Travel Manager sind auf der Suche nach Alternativen und Möglichkeiten, um Kosten einzusparen und kompetente Ansprechpartner in dieser unübersichtlichen Situation zu sein. Die wichtigsten Punkte, auf die Travel Manager aktuell achten müssen, auf einen Blick:

  1. Geschäftsreisebuchungen: Was ist zu beachten
  2. Corona Travel Risk Management
  3. Kostenmanagement: Trotz Corona Kosten sparen & den Überblick bewahren

Wir beraten unsere Kunden täglich zu diesem Thema und wissen, wie wichtig und dringend es ist, hier kompetent und klar das, worauf es ankommt, zu kommunizieren. Deshalb klären wir an dieser Stelle die wichtigsten Fragen zu COVID-19. 

Mehr Infos erhalten Sie hier.

Geschäftsreisebuchungen in Zeiten von Corona: Was ist zu beachten?

1. Unnötige Rechercheaufwände in der Organisationsphase reduzieren
Travel Manager kommen derzeit schnell in Zeitnot. Nicht nur der Rechercheaufwand, den sie für die permanenten Aktualisierungen aufwenden müssen, auch der Zeitaufwand, der anschließend für Umbuchungen und Stornierungen anfällt, ist hoch. Recherche und Umbuchung – diese Zeitaufwände können deutlich reduziert werden. Es empfiehlt sich generell eine Komplett-Lösung zu nutzen, mit der – vom Management, über die Buchung bis hin zur Abrechnung – alles abgewickelt werden kann. Ideal ist wenn es darüber noch einen persönlichen Ansprechpartner gibt, der bei Problemen Hilfestellung bietet.

2. Airline Updates & Umbuchungsmöglichkeiten kennen
Bei allen Airlines werden Flüge gestrichen oder die Flugpläne werden reduziert. Die ersten Airlines bleiben komplett am Boden wie z. B. Austrian Airlines, Lauda, Air Baltic oder Scandinavian Airlines. Um rechtzeitig informiert zu sein, welche Flüge gecancelt wurden – dazu empfehlen die Airlines, rechtzeitig vor Flugantritt, den Status zu checken. Viele Airlines reagieren mit Kulanzregelungen für Umbuchungen. Es werden z. B. kostenlose Umbuchungsmöglichkeiten und Erstattungen in Form von Gutscheinen innerhalb bestimmter Fristen angeboten. Hierzu berichten wir auf unserer täglich aktualisierten Landingpage. Hier erfahren Sie hier, wie der Stand bei den einzelnen Airlines ist.

3. Zugbuchungen: Änderungen der Deutschen Bahn beachten 
Die Deutsche Bahn verzeichnet einen Rückgang der Fahrgastzahlen und stellt den Bahnverkehr auf einen Notfallplan um. Wie der Verkehr zu den Nachbarländern aussieht und inwieweit Züge gestrichen werden, sind wesentliche Informationen für den Travel Manager. Auch die Kulanzregelungen der Deutschen Bahn zur Ticketerstattung sind wichtig: Gekaufte Tickets werden z. B. dann erstattet, wenn der Reisegrund aufgrund von Corona entfallen ist. 

4. Abgesagte Events kennen
Die Liste der abgesagten Messen und Großveranstaltungen ist lang. Hunderte Events sind deutschlandweit betroffen. Darunter die ITB Berlin, die Interpharm, die Leipziger Buchmesse und mehrere weitere Leitmessen verschiedener Branchen. Einige Veranstaltungen wie z. B. die Hannover Messe, Leitmesse der Industrie, wurden verschoben auf einen späteren Zeitpunkt diesen Jahres. Zunächst waren es nur Events über 1000 Personen, die abgesagt wurden, jetzt sind es bereits Events ab über 50 Personen.

5. Hotelumbuchungen und -stornierungen
In Folge der abgesagten Events müssen Travel Manager Hotels umbuchen oder stornieren. Inwieweit die Hotels Unternehmen mit Kulanzregelungen entgegenkommen, muss direkt beim gebuchten Hotel angefragt werden. Hier handelt sich um individuelle Entscheidungen. Gern können Sie hierfür auch unseren Kundenservice kontaktieren, wenn Sie über Comtravo gebucht haben. Für Stornierungen und Umbuchungen wenden Sie sich bitte direkt an unseren Customer Support unter buchung@comtravo.com. Auch telefonisch ist unser Customer Support 24/7 unter +49 30 2201 35 992 erreichbar.

Corona Travel Risk Management

Durch die täglich neuen Bestimmungen für Geschäftsreisende ist es für Travel Manager wichtig, sich permanent zum aktuellen Stand zu informieren, um über Risiken Bescheid zu wissen und bei Buchungen, Abrechnungen und Management kompetent zu agieren. Hier die wesentlichen Punkte im Überblick:

1. Einreisebestimmungen kennen
Täglich ändern sich vor allem die Einreisebestimmungen der Länder. Weltweit haben sich durch die Corona-Krise die Einreise- und Visabestimmungen geändert. Gute Updates erhalten Sie z. B. auf der IATA-Internetseite oder auf unserer täglich aktualisierten Landingpage

2. Möglichkeiten für die Rückreise koordinieren
Immer häufiger kommt es dadurch auch vor, dass Reisende im Ausland festsitzen und nicht zurückreisen können. Einige Airlines bieten aber die sogenannten “Rettungsflüge” an, um die Reisenden zurück in ihre Heimatländer zu fliegen. Hierzu informieren die Airlines auf ihren Webseiten.

3. Traveller lokalisieren
Um den Überblick zu bewahren, wo sich die Reisenden im Ausland genau befinden, empfehlen sich, Dashboards – idealerweise integriert in der Gesamtgeschäftsreiselösung des Travel Managements.

4. Kommunikation
Stellen Sie sicher, dass die Reisenden Ihres Unternehmens zu allen für sie wichtigen Regelungen rechtzeitig informiert werden. Dies betrifft zum einen Informationen zu aktualisierten Reiserichtlinien, zu den anstehenden Geschäftsreisen oder auch Rückreiseinformationen für die im Ausland befindlichen Personen Ihres Unternehmens. Travel Manager sollten auch für ein Krisenmanagement sorgen. Das bedeutet, dass alle Veränderungen bei Geschäftsreisen sowie deren Auswirkungen hinsichtlich entstehender und zu erwartender Kosten, an das Management kommuniziert werden sollten. Wichtig ist auch, Reisende über eventuelle Quarantäne-Auflagen zu informieren.

Abrechnung von Geschäftsreisen: Trotz Corona-Krise Kosten sparen & den Überblick bewahren

1. Monatliche Subscription Fees sparen
Online-Geschäftsreiseanbieter berechnen oft monatlich eine Subscription-Fee unabhängig davon, ob Geschäftsreisen gebucht werden oder nicht. Diese Kosten können gespart werden, wenn auf einen Geschäftsreiseanbieter umgestellt wird, der ein flexibleres Preismodell anbieten kann. Eines, das nicht auf monatlichen Subscription-Fees beruht, sondern sondern bei dem der Kunden nur pro Buchung zahlt.

2. Support-Kosten sparen
Reisebüros stellen jede Anfrage an den Support extra in Rechnung. Dadurch entstehen Kosten, die dann noch on-top auf die Stornierungsgebühren, die durch Corona-Stornokosten entstehen, kommen. Daher ist es gut, wenn Travel Manager nicht auf den Support durch Reisebüros angewiesen sind und durch einen kostenfreien und kompetenten Beratungsservice unterstützt werden. Comtravo stellt einen kostenfreien Support zur Verfügung. Gerade in der aktuellen Situation, können Sie sich mit Ihren Fragen zur Umbuchung, Reisekostenerstattung, Versicherungen oder weiteren Problemsituationen an Comtravo wenden.


Tipp: Unkomplizierte Gesamtgeschäftsreiselösungen nutzen, die kostenfreien Support anbieten

3. Kostenerstattungen durch Versicherungsanbieter (bei Flügen z. B. AirHelp)
Kommen Sie der Kulanz der Fluggesellschaften nach und stornieren eigenständig Ihre Reise oder buchen diese freiwillig um, haben Sie keinen Anspruch auf eine Entschädigung. Streichen jedoch die Fluggesellschaften den Flug, kann Ihnen neben einer Ersatzbeförderung oder Ticketerstattung auch eine pauschale Entschädigung zustehen. Hier kommt es allerdings auf den Grund der Flugstornierung an. Ein Einreiseverbot für Europäer im Zielland ist ein außergewöhnlicher Umstand. In einem solchen Fall wäre die Airline zu keiner Entschädigungszahlung verpflichtet. Sollten jedoch Inlandsflüge aufgrund einer zu geringen Auslastung gestrichen werden, ist dies ein betriebswirtschaftlicher Grund. In diesem Fall greifen pauschale Entschädigungen.

4. Belegdokumentation
Um für die Abrechnung trotz vieler Umbuchungen und Stornierungen den Überblick zu bewahren, empfiehlt es sich, alle abrechnungsrelevanten Unterlagen digital an einem Ort zu haben.

Inhaltsverzeichnis

Geschäftsreisebuchungen in Zeiten von Corona: Was ist zu beachten?

Corona Travel Risk Management

Abrechnung von Geschäftsreisen: Trotz Corona-Krise Kosten sparen & den Überblick bewahren

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