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Frühstück auf Geschäftsreisen – wer zahlt’s?

Juliane NeumannReisekostenabrechnung

Frühstück gilt als wichtigste Mahlzeit des Tages. Besonders Geschäftsreisende sollten nicht auf die erste Mahlzeit am Tag verzichten, sodass sie voller Energie ins Kundenmeeting starten können. Das Frühstück im Hotel ist jedoch in der Regel nicht gerade preiswert. Es stellt sich die Frage, wer für die Frühstückskosten aufkommen muss – der Geschäftsreisende oder das Unternehmen – und wie diese abgerechnet werden.

Für das Finanzamt ist Frühstück eine Privatangelegenheit. Das bedeutet, dass Firmen Übernachtungskosten komplett steuerfrei übernehmen können, nicht jedoch aber die Kosten für das Frühstück. Das Finanzamt sagt, dass die Frühstücksausgaben bereits mit der Auszahlung der Verpflegungspauschale abgegolten sind. Fällt der erstattete Betrag jedoch höher aus als der steuerfrei erlaubte Pauschalbetrag, gilt die Differenz als geldwerter Vorteil. Über die Lohnsteuer wird dieser geldwerte Vorteil wieder ausgeglichen.

Hier muss also zunächst einmal das Unternehmen aktiv werden, da Unternehmen die Steuer für die Summe, die über dem steuerfreien Betrag liegt, ausweisen müssen. Zusätzlich müssen die Mitarbeiter aber auch die Steuer zahlen und den zu viel erstatteten Betrag in ihrer Steuererklärung angeben. Wie aber muss Frühstück auf der Rechnung ausgewiesen werden, um es teilweise von der Steuer absetzen zu können?

Frühstück auf der Hotelrechnung – wie wird es ausgewiesen?

Es gibt verschiedene Arten, wie Frühstück auf der Hotelrechnung ausgewiesen werden kann. Je nach Ausweisung auf der Rechnung kann die Verpflegungspauschale nicht in vollem Umfang ausbezahlt werden, v. a. wenn der Reisende das Essen nicht selbst zahlt, weil er beispielsweise eingeladen wurde oder der Arbeitgeber gezahlt hat. Auf die Zahlung der Pauschale besteht auch kein gesetzlicher Anspruch. Wenn der Arbeitgeber die Pauschale also nicht zahlt, kann der Arbeitnehmer die Beträge als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Zimmer + Frühstück als Betrag

Wenn das Hotel auf der Rechnung den exakten Frühstücksbetrag angibt, ist die Sache ziemlich eindeutig und nicht besonders vorteilhaft für den Arbeitnehmer. Mit der Zahlung der Verpflegungspauschale zählt das Frühstück als abgegolten – auch wenn die eigentlichen Kosten höher ausfallen. Denn für gewöhnlich kostet Frühstück im Hotel ab 10 € aufwärts. Hier wird also nur das Hotel komplett übernommen. Geschäftsreisende, die besonders kostenorientiert sind, sollten vielleicht eher ein preiswerteres Frühstück außerhalb des Hotels wählen.

Zimmer + Business Package

Es ist zugelassen, dass einige Nebenleistungen unter dem allgemeinen Begriff „Servicepauschale“ oder „Business Package“ zusammengefasst werden. Zu diesen Nebenleistungen zählt auch Frühstück. Wenn es so auf der Rechnung auftaucht, ist nicht mehr ersichtlich, wie teuer das Frühstück eigentlich war. Hier können dann die Kosten für das Frühstück mit 20 % der zutreffenden Verpflegungspauschale herausgerechnet werden (= 4,80 € im Inland bei einem Aufenthalt ab 24 Stunden).

Beispiel:

Mitarbeiter Jürgen ist auf Geschäftsreise in Köln. Für seine Abwesenheit von mehr als 24 Stunden würde er eine Verpflegungspauschale von 24 € bekommen. Durch die Hotelrechnung mit Zimmer + Business Package wird die Pauschale um 4,80 € gekürzt, d. h. Jürgen bekommt noch 19,20 €.

Zimmer inkl. Frühstück

Steht auf der Hotelrechnung „Zimmer inkl. Frühstück“, dann wird bei der Tagessatz für den Verpflegungsmehraufwand pauschal um 4,80 € gekürzt. Das rentiert sich besonders für den Mitarbeiter, weil das Frühstück häufig teurer ist.

Zimmer

Taucht auf der Rechnung der Unterkunft nur das Zimmer auf, wird dennoch um 4,80 € gekürzt, da davon ausgegangen wird, dass der Gast auf jeden Fall gefrühstückt hat. Wenn wirklich kein Frühstück dabei war, sollte die Unterkunft dies explizit auf der Rechnung vermerken.

Zimmer ohne Frühstück

Wenn ausdrücklich gesagt wird, dass kein Frühstück im Preis enthalten ist, wird nicht um 20 % gekürzt.

Tipps zur Frühstücksabrechnung

Um das Frühstücksproblem gar nicht erst aufkommen zu lassen, können Unternehmen zum einen die Verpflegungspauschale zahlen. Dort steht genau drin, wie viel es pro Tag und Land gibt. Hilfreich sind außerdem genaue Nachweise der angefallenen Kosten, z. B. durch Excel-Dateien, die Sie auch bei Ihren Buchungen über Comtravo herunterladen können.

Man sieht an dieser Liste, dass es beim Frühstück wirklich ganz genau darauf ankommt, wie es auf der Rechnung ausgewiesen ist. Wenn man das weiß, wird das Problem viel kleiner und übersichtlicher.

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Inhaltsverzeichnis

Frühstück auf der Hotelrechnung – wie wird es ausgewiesen?

Tipps zur Frühstücksabrechnung

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