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Geschäftsreisebuchung per E-Mail, OBE oder Telefon

Die häufigsten Kanäle im Überblick

Juliane NeumannReiseplanung

Moderne Geschäftsreiseanbieter setzen immer mehr auf eine Mehrkanal-Strategie für ihre Kunden. Das heißt: Travel Manager und Reisende können selbst entscheiden, ob sie ihre Geschäftsreise lieber über E-Mail, Online-Buchungs-Tool oder Telefon buchen wollen. 

Das klingt auf den ersten Blick spannend, doch stellt sich die Frage, wann welcher Kanal den meisten Mehrwert bietet oder ob die Wahl des Kanals lediglich von der persönlichen Präferenz abhängt.

Welche Kanäle gibt es?

Geschäftsreisebuchungen laufen nicht immer gleich ab: Zum Teil werden sie lange im Voraus vom Büroschreibtisch aus abgewickelt, hektisch von unterwegs geplant oder ganz spontan am Flughafen nach einem Flugausfall erledigt. Zu den unterschiedlichen Buchungssituationen kommen auch ungleiche persönliche Präferenzen hinzu. Einige Reisende ziehen es vor, selbst zu buchen und Flug sowie Hotel ganz individuell auszuwählen; andere geben die Verantwortung lieber ab und verlassen sich auf Travel Manager.

Traditionelle Buchungskanäle sind E-Mail und Telefon. Moderne Anbieter bieten oft zusätzlich (oder ausschließlich) eine Online-Booking-Engine als Kanal an. Im Folgenden gehen wir darauf ein, welcher Buchungskanal zu welcher Situation und zu welchem Typ Reisender passt.

Die Vor- und Nachteile von E-Mail, OBE und Telefon

E-Mail und Chat

Bei einer textbasierten Buchung – also z.B. E-Mail oder Chat – gibt der Reisende die Buchung an einen externen Travel Manager ab. Mit einer Nachricht, die alle wichtigen Informationen zur Reise, wie Name, Ziel und Datum, enthält, kann die Geschäftsreise für den Kunden gebucht werden.

Eine E-Mail lässt sich für gewöhnlich sehr schnell und auch von unterwegs schreiben – ein Smartphone hat ja mittlerweile jeder. Der Nachteil ist allerdings, dass Reisende in der Regel die Kontrolle über ihre Buchung abgeben und ihre Optionen nicht mehr selbst auswählen. Außerdem kommt es oft zu einem endlosen Hin und Her zwischen Reisendem und Buchendem. 

Innovative Geschäftsreiselösungen wie auch Comtravo haben das erkannt und bieten Reisenden als Antwort auf eine E-Mail-Anfrage individuell auf sie und auf ihr Unternehmen zugeschnittene Buchungsoptionen an. Zusätzlich arbeiten einige Anbieter mit neuartigen Technologien, die textbasierte Buchungen automatisieren. Dadurch können auch E-Mail-Buchungen in Sekundenschnelle bearbeitet werden. Besonders für wiederkehrende Buchungen macht dieser Ansatz Sinn, da ein kurzes „Bucht mir das Gleiche wie letzte Woche“ ausreicht.

Unterm Strich: Wenn Sie mehrmals im Monat ans gleiche Reiseziel müssen, gerade unterwegs sind oder einfach nur schnell eine Buchungsanfrage loswerden wollen, ist E-Mail ein Top-Kanal.

Online-Buchungs-Tool (OBE)

Eine OBE ist eine Online-Buchungsmaske, mit der ganz einfach Flüge, Hotels und andere Reisebestandteile in einer Plattform gebucht werden können. Reisende geben Start und Ziel sowie Reisedatum ein und können aus der Ergebnisübersicht ihre bevorzugte Option aussuchen und selbst buchen. Einige Anbieter bieten sogar KI-basierte OBEs an, die es ermöglichen, Unternehmen nur individuell auf ihre Reiserichtlinien und Präferenzen zugeschnittene Optionen anzuzeigen.

Der große Vorteil einer OBE ist, dass der Reisende bzw. Buchende die volle Kontrolle über die Buchung hat. Auf einen Blick hat er die möglichen Verbindungen und Optionen vor Augen und kann sich die aussuchen, die am besten passen oder gefallen. Bei solchen intuitiven Buchungs-Tools werden Buchungen meistens sehr schnell abgewickelt, vor allem, wenn ein Tool für die gesamte Reise genutzt werden kann. Sprich: Wenn die OBE über Flüge und Hotels verfügt und nicht verschiedene Plattformen für die jeweiligen Reisebestandteile genutzt werden müssen. 

Ein Nachteil der OBE ist, dass sie von unterwegs nur genutzt werden kann, wenn die Engine mobile-optimiert ist. Andernfalls macht die Buchung über die Online-Buchungsmaske nur Sinn, wenn der Reisende vor seinem Bildschirm sitzt. 

Unterm Strich: Wenn sich der Reisende seine Buchungsoptionen lieber selbst vor Augen führt und auswählt, ist ein Online-Booking-Tool eine ausgezeichnete Wahl.

Telefon

Der Reisende ruft bei seinem Reiseanbieter an und wickelt die Buchung telefonisch ab. Auch hier gibt der Reisende die eigentlichen Aufgaben ab und lässt die Reise buchen.

Manchmal muss es einfach der persönliche Kontakt sein. Besonders hilfreich sind telefonische Buchungen bei kurzfristigen Terminen. Plötzlich müssen Sie nach London – jetzt noch alles buchen und den Termin vorbereiten? Das artet doch nur in Stress aus. Ein kurzes Telefonat und Ihre Buchung ist fertig. Außerdem ist dies ein guter Kanal für komplexere Anliegen: Ihr Flug ist verspätet oder am Flughafen wird gestreikt. Da lohnt es sich auf jeden Fall, einen professionellen Partner am Telefon zu haben, dem Sie die Situation schildern können und der für Sie eine Lösung findet.

Ein Nachteil bei telefonischen Buchungen ist, dass Sie auf die Verfügbarkeit des Anbieters angewiesen sind. Bei einem hohen Buchungsaufkommen müssen Sie möglicherweise kurz in der Warteschlange bleiben.

Unterm Strich: Es hilft, kurz mit einem Menschen reden und die Sachlage schildern zu können. Da bietet sich eine Telefonbuchung besonders an, vor allem, wenn es um kurzfristige oder außergewöhnliche Anliegen geht.

Unabhängig von den eigenen Vorlieben hat jede dieser Optionen Vor- und Nachteile und eignet sich so in bestimmten Situationen besser bzw. schlechter. Deshalb macht es Sinn, direkt einen Reiseanbieter zu wählen, der eine Mehrkanal-Strategie fährt und Reisenden jede dieser Buchungsoptionen anbietet.

Inhaltsverzeichnis

Geschäftsreisebuchung per E-Mail, OBE oder Telefon

Welche Kanäle gibt es?

Die Vor- und Nachteile von E-Mail, OBE und Telefon

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