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Last minute die Weihnachtsfeier planen. Geht das?

Juliane NeumannReiseplanung

Der Countdown läuft. Nur noch 34 Tage bis Weihnachten. Mittlerweile machen sich viele Menschen – und auch Firmen – Gedanken, was sie noch alles für Weihnachten planen müssen, denn da gibt es mehr als nur Geschenke auf der To-do-Liste. Der Dezember ist oft mit Weihnachtsfeiern gefüllt – vom Verein, mit Freunden und natürlich von der Arbeit aus. Und um diese Feier zu planen, haben Office Manager und HR eindeutig weniger als 34 Tage. Die ersten Feiern gibt es schon Ende November. Aber auch mit wenig Zeit lässt sich ganz kurzfristig noch eine schöne Weihnachtsfeier auf die Beine stellen. Wir geben Ihnen Tipps an die Hand, wie Sie die Office-Party last minute mit Ihrem Geschäftsreisepartner planen können.

Die Essentials

Vorab sollten Sie festlegen, wie viel Budget Sie zur Verfügung haben, denn das Budget ist ein Faktor, der alle Aspekte Ihrer Feier beeinflusst: Wo wird gefeiert? Welches Essen können Sie anbieten? Wie steht es um Getränke? Wird weiteres Programm um die Feier herum geplant? Danach stehen noch folgende grundlegende Fragen auf der Liste:

  • Wer wird alles eingeladen? Nur aktuelle Mitarbeiter oder auch ehemalige Kollegen, Freunde und Familie oder vielleicht auch wichtige Partner bzw. Kunden?
  • Wann wird gefeiert? Häufig sind Weihnachtsfeiern im Dezember, was dazu führt, dass möglicherweise schon einige Wochenenden verplant sind. Wenn Sie beispielsweise einen Termin Ende November oder im Januar wählen, sind die Chancen größer, dass mehr Leute teilnehmen können. Klären Sie auch, an welchem Wochentag die Firmenfeier stattfinden soll. Freitag bietet sich gut an, da es am nächsten Tag nicht wieder für alle früh rausgeht. Aber auch Donnerstag oder Montag sind gute Optionen, da Freitage oft verplant sind. Deswegen der Tipp: Geben Sie das Datum Ihrer Weihnachtsfeier rechtzeitig bekannt. Bei kurzfristigen Feiern sollten Sie den Termin bekanntgeben, sobald Sie ihn haben und die Location bestätigt ist.
  • Wo findet die Party statt? Die Location sollte gut zu erreichen sein und natürlich ausreichend Platz für alle Gäste haben.

Die Details

Wenn die ersten Fragen geklärt sind, geht es an die Details:

  • Was kommt auf den Tisch? Beim Essen und Trinken muss nicht nur das eigentliche Menü geklärt werden, sondern auch ob es ein Buffet sein soll oder alles am Platz serviert wird, ob alle Getränke für die Gäste gratis sind oder nur eine bestimmte Anzahl und natürlich ob für alle Ernährungstypen (Vegetarier, Veganer, Allergien) etwas dabei ist.
  • Gibt es ein Motto? Natürlich ist Weihnachten die Thematik, aber dennoch kann man ein Motto für die Feier an sich festlegen. Wird es eine Weihnachtsfeier mit einem bestimmten Farbmotto als Dress Code? Oder vielleicht etwas Internationales, um die verschiedenen Länder und Kulturen der Firma zu repräsentieren?
  • Was wird für die Unterhaltung getan? Sind Aktivitäten, Reden, Musik oder etwas anderes vor bzw. nach dem Essen geplant? Für den Unterhaltungsteil ist fast alles möglich: Fotoboxen, Spiele, ein Weihnachtsquiz oder auch ein Rückblick auf das letzte Jahr, um den Mitarbeitern zu danken.

Die Planung mit dem Geschäftsreise-Tool

Nun klingen all diese Punkte bereits nach viel Aufwand, aber einen großen Teil der organisatorischen Aufgaben kann Ihnen von Partnern abgenommen werden. Das hilft besonders dabei, wenn Sie nicht mehr so viel Zeit haben, Ihre Feier zu organisieren. Im ersten Moment denken Sie vielleicht nicht an Ihr Geschäftsreisebuchungs-Tool, aber genau dort finden Sie Unterstützung.

Ihre Vorteile

Wenn Sie Ihr Buchungs-Tool nutzen, um ein paar Planungsaufgaben Ihrer Feier zu delegieren, heißt das für Sie, dass Sie für die Buchung, An- und Abreise keinen zusätzlichen externen Event-Support engagieren müssen. Sie kennen bereits das Tool und das Team dahinter. Außerdem fallen keine zusätzlichen Service-Kosten an.

Der Support

Geschäftsreiseexperten wie Comtravo bieten neben der normalen Geschäftsreise von 1-2 Kollegen auch Buchungen für Gruppen an. Und genau da kommt die Weihnachtsfeier ins Spiel. An sich ist eine Weihnachtsfeier nicht so viel anders als eine Dienstreise, auch wenn das Unternehmen nicht zwangsweise wegfährt. Ob Ihre Firma nun in der gleichen Stadt bleibt oder Sie mit allen Mitarbeitern in einem anderen Ort feiern, ändert nichts daran, dass Sie An- und Abreise und ggfs. Unterkünfte organisieren müssen.

Anreise

Wenn Ihr Unternehmen eine Feier für die gesamte Belegschaft organisieren will, wohnen nicht immer alle Kollegen in der Nähe. Es kann also hier sinnvoll sein, die An- und Abreise für die Gäste zu organisieren. Vielleicht haben Sie ja die perfekte Location gefunden, aber mit den öffentlichen Verkehrsmitteln ist es nicht unbedingt gut erreichbar. Oder aber Sie wollen Ihren Gästen etwas Gutes tun und organisieren für alle die An- und Abreise, sodass jeder entspannt zur Feier findet und abends wieder gut nach Hause kommt, z. B. mit einem Shuttle-Bus.

Wenn Sie nun für alle Kollegen die Hin- und Rückfahrt selbst organisieren und vor allem buchen müssen, kostet Sie das viel Zeit. Geben Sie das als Gruppenbuchung an Ihre Geschäftsreiselösung und schon ist es ein großes To-do von Ihrer Liste erledigt.

Unterkunft

So eine Weihnachtsfeier ist in den meisten Fällen ja nicht bereits um 21 Uhr zu Ende. Es geht ja doch häufig länger und dann noch nach Hause fahren … Gerade für die Kollegen, die eine längere Anfahrt haben, brauchen Sie Hotelzimmer. Da kommen natürlich einige Zimmerbuchungen zusammen. Und auch das können Sie ganz entspannt an Ihr Buchungs-Tool abgeben. Partner wie Comtravo finden passende Hotels für Ihre Ansprüche und Ihre Gruppengröße. Sie müssen also nicht extra bei jedem Hotel anfragen, ob noch ausreichend viele freie Zimmer vorhanden sind. Das wird alles für Sie übernommen.

Fazit

Wer noch kurzfristig eine Weihnachtsfeier planen möchte, muss nicht gleich in Panik ausbrechen. Geben Sie ruhig ein paar Aufgaben an Ihren Geschäftsreisepartner ab und haben Sie so mehr Zeit für die eigentliche Party-Planung. Somit gelingt auch eine Last-Minute-Planung noch stressfrei.

Inhaltsverzeichnis

Die Essentials

Die Details

Die Planung mit dem Geschäftsreise-Tool

Ihre Vorteile

Der Support

Anreise

Unterkunft

Fazit

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