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Reisekosten sparen mit dem richtigen Anbieter

Eine Checkliste zur Auswahl

Juliane NeumannReiseplanung

Im Jahr 2017 gab es in Deutschland 11,2 Mio. Geschäftsreisende, die sich auf 187,5 Mio. Geschäftsreisen begeben haben. Pro Tag und Geschäftsreisendem wurden durchschnittlich 157 Euro ausgegeben, pro Geschäftsreise 307 Euro. Insgesamt schlugen die Geschäftsreisen mit 52,5 Mrd. Euro zu Buche. Eine Menge Geld und einiges an Einsparpotenzial. Dieses auszuschöpfen ist natürlich für alle Unternehmen ein Ziel. Noch stärker als die großen Unternehmen sind indes die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) daran interessiert, bei Geschäftsreisen zu sparen: Für 2/3 von ihnen sind Kosteneinsparungen ein wichtiger Punkt bezüglich Geschäftsreisen.

Durch Professionalisierung die Geschäftsreisekosten senken

Aber wie lassen sich diese Einsparpotenziale ausschöpfen? Die Kurzantwort lautet: indem man das Reisemanagement professionalisiert. Dass dieses bei vielen KMU nicht auf Höhe der Zeit ist, belegen die Zahlen: 27 % der kleinen und 16 % der mittleren Unternehmen planen und buchen ihre Geschäftsreisen noch komplett manuell. Die Mehrheit der KMU verwendet immerhin teilweise automatisierte Prozesse. Technisch möglich ist allerdings schon deutlich mehr: Komplette Automatisierungen, cloud-basierte Apps, Partnernetzwerke und intelligente Prozesse – all das ist in einigen Unternehmen bereits Realität und sorgt dafür, dass das Travel Management so kosteneffizient wie möglich arbeiten kann.

Der Modell-Mix ist die optimale Lösung

Grob betrachtet gibt es für Unternehmen fünf Optionen, mit denen sich Geschäftsreisen planen, buchen und betreuen lassen:

Selfservice über B2C-Tools

Die Angestellten kümmern sich via B2C-Plattformen selbst um die Geschäftsreisen.

Zentralbucher über B2C-Tools

Ein interner Travel Manager ist für die Geschäftsreisen zuständig und greift dabei auf B2C-Plattformen zurück.

Externes Reisebüro

Ein externer Dienstleister erledigt alle anfallenden Aufgaben, vor allem durch manuelle Arbeit.

Online-Buchungsmaschine (OBE)

Die Reisenden buchen Hotel, Flug, Zug und Mietwagen mit B2B-Tools selbst.

Modell-Mix

Eine Mischung aus klassischem Reisebüro und OBE.

Der Modell-Mix vereint das Beste aus zwei Welten: Die Geschäftsreisenden können auf einen ähnlich umfangreichen Service zurückgreifen, wie ihn ein klassisches Reisebüro bietet. Ein Großteil der Arbeit wird aber nicht von Menschen erledigt, sondern erfolgt automatisiert und durch Tools. Moderne Technologien wie Natural Language Processing oder Künstliche Intelligenz kommen zum Einsatz und sparen Personalkosten und Arbeitszeit.

Checkliste: So lassen sich Kosten sparen

Unternehmen, die auf den Modell-Mix umsteigen und beginnen mit automatisierten Tools in Kombination mit einem externen Dienstleister zu arbeiten, sollten folgende Punkte genau prüfen:

Besitzt der Anbieter eine eigene Online-Buchungsmaschine?

Das ist die Frage, die man zu allererst klären sollte, denn eine OBE erlaubt es dem Buchenden, die Reisen selbst zusammenzustellen und zu buchen. Außerdem erheben Anbieter, die OBEs anbieten, oft geringere Buchungsgebühren, da auch weniger manuelle Arbeit anfällt.

Ist die Anwendung des Tools intuitiv?

Es ist nicht nur für den User angenehm, wenn ein Tool einfach zu bedienen ist; es spart auch Zeit und damit Geld, wenn sich die Mitarbeiter nicht allzu lange mit der Software bzw. der eigentlichen Reisebuchung beschäftigen müssen.

Lässt sich das Tool gut in die bestehende Infrastruktur einfügen?

Ebenfalls kostensparend wirkt sich eine einfache Implementierung des Tools in die bestehende Infrastruktur aus, da aufwendige und zeitraubende individuelle Angliederungsprozesse nicht notwendig sind. Ist ein Tool von Hause aus mit der schon vorhandenden Software kompatibel, senkt das auch die Fehlerwahrscheinlichkeit, schließlich hat sich der Entwickler des Tools bereits intensiv um reibungslose Prozesse gekümmert.

Sind die Supplier-Raten attraktiv?

Das Tool sollte attraktive Supplier-Raten, also Geschäftsreisekonditionen bieten. Das kann z. B. durch Direktanbindungen zu Airlines, Hotels usw. gegeben sein. Im Idealfall sind die Preise und Konditionen günstiger als im B2C Bereich.

Wird auf Gebühren für das Global Distribution System (GDS) verzichtet?

Mit einem GDS lassen sich Informationen und Vakanzen abfragen und Buchungen von Flügen, Hotels oder Mietwagen durchführen. Für ein professionelles Reisemanagement sind GDS unverzichtbar. Die Nutzung sollte gebührenfrei sein.

Sind die Buchungsgebühren gering?

Das Geschäftsmodell von Geschäftsreise-Tools besteht größtenteils in der Erhebung von Gebühren für jede einzelne Buchung. Je weniger eine Buchung den Anbieter kostet, desto geringere Gebühren kann er vom Kunden verlangen. Aus diesem Grund haben Anbieter mit einem automatisierten Buchungsprozess – z. B. durch eine OBE oder Spracherkennung – besonders geringe Preise.

Gibt es einen Support-Service?

Wie beschrieben werden im Modell-Mix Online-Buchungsmaschine und Reisebüro kombiniert, sprich für komplexere Buchungen sollte man sich direkt an einen Ansprechpartner wenden können. Ein Notfall-Service sollte vorhanden und von den Kosten verhältnismäßig sein.

Gibt es Einsteigerlösungen?

Gerade für kleine Unternehmen, deren Geschäftsreisen eher unkompliziert ausfallen, kann es sich auszahlen, wenn das Geschäftsreise-Tool eine Basisversion zu geringeren Kosten anbietet. Sollte der Service nicht (mehr) ausreichen, kann man dann auf einen erweiterten Service zurückgreifen.

Lassen sich bei der Recherche nach einem geeigneten Geschäftsreiseanbieter alle Fragen der Checkliste mit Ja beantworten, kann man davon ausgehen, dass die Lösung professionell und kosteneffizient ist.

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Inhaltsverzeichnis

Durch Professionalisierung die Geschäftsreisekosten senken

Der Modell-Mix ist die optimale Lösung

Checkliste: So lassen sich Kosten sparen

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  • Welche Buchungsalternativen es derzeit auf dem Markt gibt
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