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Reiserichtlinien kurz und knapp – so geht’s

Juliane NeumannReiserichtlinien

Eine gute Reiserichtlinie ist für Unternehmen unerlässlich. Sie hilft nicht nur der Firma, Übersicht über alle Reisen zu erhalten, Prozesse zu vereinheitlichen und die Ausgaben zu begrenzen; sie hilft besonders den reisenden Mitarbeitern, die mehr Transparenz über die Reiseabläufe erhalten und somit eine Anleitung haben, wie was gebucht und abgerechnet wird.

In den meisten Fällen wird das Unterfangen Reiserichtlinie jedoch ein elendig langes Dokument, da alle möglichen Optionen und Eventualitäten behandelt werden wollen. Das Problem dabei? Die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter 100 Seiten lesen, ist eher gering. Und die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich alles merken und einhalten, noch geringer. Somit hat also keiner etwas gewonnen.

Genau hier können Travel Manager ansetzen und eine gekürzte und vor allem einfach gestaltete Reiserichtlinie erstellen.

Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Vorweg sollte sich jeder, der eine Travel Policy erstellt, erst mal genau vor Augen halten, was wirklich in eine Richtlinie gehört. Grundsätzlich sollten Sie auf folgende Punkte eingehen:

  • Wie wird gebucht?
  • Wie wird eine Reise genehmigt?
  • Wie wird gereist (Transportmittel)?
  • Welche Übernachtungen werden gewählt?
  • Was gilt für Ausgaben und Finanzen unterwegs?
  • Wie wird abgerechnet?

Vorteile einer kurzen Reiserichtlinie

All diese Angaben lassen sich kaum auf nur einer Seite festhalten, aber bei einer kurzen Richtlinie ist es wichtig, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und den Reisenden einen Leitfaden an die Hand zu geben. Und das ist auf jeden Fall auf wenigen Seiten möglich.

Eine kurze Richtlinie wird gelesen und viel eher verinnerlicht. Somit wird auch die Einhaltungsrate Ihrer Reiserichtlinie höher. Das kann dem Unternehmen Geld sparen, weil Budgets beachtet werden. Zusätzlich können Sie Ihren bevorzugten Buchungskanal gezielter an Ihre Mitarbeiter und Kollegen kommunizieren. Dadurch sichern Sie sich genauere Buchungsdaten, weil verschiedene Daten gesammelt in einem Tool sind. Für die Reisenden sind alle Informationen schnell und übersichtlich abrufbar, was die Prozesse vor und nach der Reise vereinfacht. Das erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.

Wie kann ich meine Reiserichtlinie kürzen?

Um seine vorhandene Reiserichtlinie kürzer und übersichtlich für die Mitarbeiter zu machen, gibt es einige Tipps. Unternehmen, die noch keine eigene Richtlinie haben, können sich mit den gleichen Tipps auf ein Grundgerüst konzentrieren und so die Optimierung der Reiseprozesse in die Hand nehmen.

1. Aktuelle Richtlinie durchgehen

Zu Beginn sollten Travel Manager die bereits bestehende Richtlinie durchgehen. Markieren Sie die Bereiche, die wirklich wichtig und relevant für Ihr Unternehmen und die Mitarbeiter sind. Für gewöhnlich sind es Bereiche wie Transport, Unterkunft, Ausgaben o. Ä. Hierbei kommt es auf die Reisebedürfnisse Ihres Unternehmens an. Vielleicht sind Sie vermehrt im Inland unterwegs oder fast nur im Ausland. Auch die Häufigkeit der Reisen kann die Kernpunkte der Richtlinie beeinflussen.

2. Auf die wichtigsten Punkte konzentrieren

Wenn Sie die Hauptbereiche identifiziert haben, gehen Sie auf die wichtigsten Punkte ein. Bleiben Sie bei Aspekten, die für die Mehrheit Ihrer Reisenden und dem Großteil der Reisen in Frage kommen. Halten Sie Optionen fest, wie z. B. „Immer Economy fliegen außer die Flugzeit ist über 4 Stunden.“ Wählen Sie bei der Gestaltung die Variante, die am übersichtlichsten ist. Das können entweder Stichpunkte sein oder vielleicht eine Tabellenform.

3. Anhänge und Langversion bereitstellen

Bei all den Vorteilen der kurzen und knappen Reiserichtlinie sollten Sie dennoch die Langversion und die dazugehörigen Anhänge für alle Mitarbeiter bereitstellen. Die Kurzversion deckt das Wichtigste ab, dennoch brauchen Sie die detaillierte Version für Sonderfälle und Sonstiges. Außerdem ist dies eine Anlaufstelle für Mitarbeiter, die mehr über die Reiserichtlinie und Reiseprozesse in Ihrem Unternehmen erfahren möchten. Alles, was es also nicht in die Kurzversion schafft, können Sie in der Langversion bzw. im Anhang auslagern.

4. Was ist erlaubt (statt was nicht erlaubt ist)

Viele Reiserichtlinien erwähnen alle möglichen Optionen, die nicht erlaubt sind. Für Ihre gekürzte Version sollten Sie sich auf allgemein gültige Regeln konzentrieren und diese als positive Aussage formulieren. Schreiben Sie also nicht auf, was alles nicht erlaubt ist, sondern sagen Sie, was gestattet ist. Bei dem vorangegangen Beispiel mit der Economy Class wissen Reisende automatisch, was nicht erlaubt ist – nämlich Business Class bei Flügen unter 4 Stunden.

5. Tools zur Durchsetzung der Richtlinie verwenden

Machen Sie alle Kollegen auf die Reiserichtlinie des Unternehmens aufmerksam und erinnern Sie ruhig ab und zu alle, dass sie das Dokument lesen. Außerdem können Sie bei der Durchsetzung der Reiserichtlinie auf Tools setzen. Wenn Sie z. B. ein smartes Buchungs-Tool wählen, bei dem Sie Ihre Präferenzen, Budgets und andere Richtlinien hinterlegen können, stellen Sie automatisch sicher, dass alle Buchungen Ihres Unternehmens konform der Richtlinien sind. In solchen Tools gibt es z. B. kleine Pop-up-Nachrichten, die den Buchenden darauf hinweisen, dass beispielsweise das Budget für den Flug überschritten wird. Wer dann buchen will, braucht noch eine Genehmigung oder muss eine Begründung angeben.

Unternehmen müssen nicht auf eine einfach verständliche und gut lesbare Reiserichtlinie verzichten. Gerade für die reisenden Mitarbeiter ist ein kurzes und übersichtliches Dokument praktisch – sie können die Richtlinie immer mal schnell wieder zur Hand nehmen und durchgehen. Auch für Unternehmen lohnt es sich, die Zeit in die Ausarbeitung einer kurzen Travel Policy zu stecken, da diese eher eingehalten wird. Eine Win-win-Situation für beide Seiten.

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Um die Gestaltung und Umsetzung einer Reiserichtlinie zu vereinfachen, können Sie sich unseren kostenlosen Travel-Policy-Guide herunterladen. Darin finden Sie alles, was Ihre Richtlinie enthalten soll, inkl. einer praktischer Checkliste. Damit wird auch die gekürzte Richtlinie einfacher.

Inhaltsverzeichnis

Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Vorteile einer kurzen Reiserichtlinie

Wie kann ich meine Reiserichtlinie kürzen?

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