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 Spesen auf Geschäftsreisen: So wird geschummelt

Desiree schildtReisekostenabrechnung

Privatdetektiv Marcus Lentz ist das, was man einen „alten Hasen“ nennt: Seit über 30 Jahren ist er im Geschäft, 1995 gründete er seine eigene Detektei. Heute verfügt die in Frankfurt am Main ansässige Lentz Gruppe, deren geschäftsführender Gesellschafter er ist, über 20 Betriebsstätten in ganz Deutschland. Dazu kommen eine auf Mallorca und eine in der Schweiz. Fragt man Marcus Lentz, was die häufigsten Schummeleien bei der Spesenabrechnung von Geschäftsreisen sind, muss er nicht lange überlegen – schließlich sind solche Fälle sein Alltag: Knapp ein Drittel aller Aufträge der Detektei haben mit Betrugsfällen in Sachen Spesen- und Arbeitszeit zu tun. Meist würden diese beiden Delikte kombiniert begangen, so Lentz, etwa, wenn Angestellte eine Dienstreise vorzeitig beenden und stattdessen zu Hause ein paar Tage Urlaub auf Firmenkosten verbringen.

 

Urlaub auf Firmenkosten

Ein Szenario dieser Art sieht beispielsweise so aus: Jemand wird für eine Woche auf Dienstreise geschickt, um Kunden zu treffen oder um eine Messe zu besuchen. Doch anstatt dieses Programm planmäßig bis Freitag durchzuziehen, reist der Mitarbeiter bereits Mittwoch wieder nach Hause. Die noch anstehenden Gespräche erledigt er telefonisch, die übrigen Tage auf der Messe lässt er einfach ausfallen. Das Unternehmen wird dadurch nicht nur um die Arbeitsleistung geprellt, es zahlt auch zwei Übernachtungen samt Verpflegungsmehraufwand umsonst. Danach gefragt, ob so ein Verhalten nicht bei der Abrechnung der Fahrtkosten der verfrühten Heimfahrt auffallen muss, weist Lentz darauf hin, dass das stark von dem Ort der Reise abhänge. Könne man den Weg mit einer Tankfüllung bewältigen, so könne man ja direkt nach der Ankunft am Zielort der Dienstreise wieder volltanken. Mit dieser Tankfüllung fahre man dann verfrüht nach Hause, wo man erst nach dem offiziellen Ende der Reise erneut tanke.

Falsche Kilometerstände

Überhaupt sei es vor allem für große Firmen, die viele Dienstwagen im Einsatz haben, schwierig bis unmöglich, alle Tankquittungen sorgfältig zu prüfen. Dasselbe gilt, wenn vom Mitarbeiter bei der Reisekostenabrechnung höhere Kilometerstände angegeben werden, um über die vom Arbeitgeber zurückerstattete Kilometerpauschale unrechtmäßig extra Geld einzustreichen. Solange sich die fingierten Werte in einem realistischen Rahmen bewegen, ist es für Firmen äußerst schwer, hier einen Betrug zu erkennen und dann auch nachzuweisen. Daher sind entsprechende Schummeleien beliebt.

Deals mit dem Taxifahrer

Ebenfalls gerne getrickst wird bei der Abrechnung von Taxifahrten, die sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsreisen häufig Teil der anfallenden Reisekosten sind und dementsprechend vom Arbeitgeber übernommen werden. Eine gängige Praxis ist es hier, den Fahrer zu bitten, höhere Fahrtkosten auf die per Hand ausgestellte Quittung zu schreiben. Dem Fahrer kann der Betrug egal sein, denn die Chancen, dass solche Unregelmäßigkeiten ans Licht kommen, sind gleich Null. Und vielleicht profitiert er durch ein besonders großzügiges Trinkgeld auch noch mit. Auch gerne werden beim Arbeitgeber Taxifahrten eingereicht, die nicht vom Mitarbeiter selbst, sondern von einer privat mitreisenden Person in Anspruch genommen wurden. Auch in diesen Fällen ist es für Firmen schwer, einen Betrug nachzuweisen, schließlich ist es häufig im Nachhinein nicht mehr klar ersichtlich, wann sich der Mitarbeiter wo aufgehalten haben müsste.

Doppel- statt Einzelzimmer

Laut Marcus Lentz werden privat mitreisende Begleiter eines Angestellten – meistens handelt es sich dabei um den Partner oder die Partnerin – auch gerne auf Firmenkosten mit untergebracht. Um das zu bewerkstelligen bucht der Geschäftsreisende ein Doppelzimmer, bittet das Hotel aber darum, auf der Rechnung ein Einzelzimmer auszuweisen. Die Hotels seien dazu meistens gerne bereit, so der Privatdetektiv. Da Hotels ihre Zimmerpreise heute tagesaktuell an die Auslastung anpassen, schwanken die Preise stark und die Chance, wegen eines auffallend hohen Preises für ein Einzelzimmer erwischt zu werden, sei gering.

Fingierte Hotelrechnungen

Ein noch größerer Schaden entsteht Firmen, wenn Mitarbeiter heimlich das Hotel wechseln. Marcus Lentz berichtet von dieser Praxis, die angewendet wird, wenn vom Arbeitgeber keine Übernachtungspauschale gezahlt, sondern der tatsächliche Hotelpreis erstattet wird: Der Mitarbeiter bucht sich in einem Hotel der gehobenen Mittel- oder Oberklasse ein und bezahlt im Voraus. Diese Rechnung geht an das Unternehmen und wird erstattet. Bevor er aber überhaupt eincheckt, storniert der Mitarbeiter die Buchung und erhält den ausgelegten Betrag zurückerstattet. Gerade wenn es sich um bessere Hotels handelt, wird das aus Kulanzgründen meistens ohne Weiteres so gehandhabt. Eventuell muss der Mitarbeiter eine Stornogebühr bezahlen, doch selbst das rechnet sich für ihn: Verbringt er beispielsweise fünf Nächte in einem Low-Budget-Hotel für 50 € pro Nacht, erhält aber Hotelkosten für die Übernachtung im vermeintlichen Luxushotel in Höhe von 150 € pro Nacht erstattet, dann wurde die Firma um bis zu 500 € geprellt. Schläft der Mitarbeiter gar nicht im Hotel, sondern bei Freunden, ist der Schaden sogar noch höher.

Abrechnung vom „Geschäftsessen“

Abgesehen von Schummeleien bei Fahrkosten und Übernachtungen wird natürlich auch auf Geschäftsreisen oft bei der Abrechnung von Geschäftsessen getrickst: Man speist privat mit Freunden oder der Familie, die vielleicht mitgekommen ist oder am Reiseort wohnt, und rechnet das als Geschäftsessen ab. Auch eine beliebte Trickserei ist es, die Dauer einer eintägigen Dienstreise unnötigerweise oder nur auf dem Papier auf acht Stunden oder mehr auszudehnen, denn erst ab dieser Zeitspanne kann man Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 12 € geltend machen.

Nichts alle Tricks illegal

Bis auf die Angabe falscher Kilometerstände, wo ein Handeln aus Nachlässigkeit denkbar ist und geprüft werden muss, sind alle anderen oben beschriebenen Tricksereien als Betrug zu werten, denn sie können überhaupt nur vorsätzlich ausgeführt worden sein. Kann ein Unternehmen einem Mitarbeiter ein Verhalten dieser Art nachweisen, stellt das unabhängig von der Höhe des entstandenen Schadens mindestens einen Grund zur Abmahnung, wenn nicht sogar zur fristlosen Kündigung dar.

Es gibt für Angestellte aber auch einige Tricks, mit denen sie die eingereichten Spesen von Reisen im In- oder Ausland legal optimieren können:

1. Durch Hotelrechnung profitieren

Für Reisen im Inland beträgt die Verpflegungspauschale 24 € für einen Tag, an dem ein Mitarbeiter 24 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Für Auslandsreisen werden die Reisekostenpauschalen für die meisten Länder in einer Spesentabelle im Einkommensteuergesetz (EStG) festgelegt. Erhält der Mitarbeiter auf der Dienstreise vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung hin von einem Dritten eine Mahlzeit, so muss die Verpflegungspauschale für den entsprechenden Tag um 20 % (Frühstück) bzw. 40 % (Mittag- u. Abendessen) gekürzt werden.

Ist ein Mitarbeiter nun beispielsweise auf Dienstreise in Paris, so erhält er für jeden kompletten Tag vor Ort die Verpflegungspauschale (Ausland – Paris), die laut aktuellen Spesensätzen bei 58 € liegt. Hat er eine Übernachtung mit Frühstück gebucht, werden dem Mitarbeiter nur die Übernachtungskosten erstattet, sprich vom Gesamtbetrag auf der Hotelrechnung werden die Kosten für das Frühstück abgezogen, denn der Mitarbeiter erhält ja bereits den Verpflegungsmehraufwand Ausland.

Wenn allerdings das Frühstück gar nicht als Einzelposten auf der Hotelrechnung auftaucht, dann werden vom Rechnungsbetrag 20 % der Verpflegungspauschale abgezogen – im Beispiel Paris wären das 11,60 €. Insofern die tatsächlichen Kosten für ein Frühstück in einem Pariser Hotel größer sind als 11,60 € ist es also im Interesse des Mitarbeiters, wenn das Hotel das Frühstück auf der Rechnung nicht gesondert aufführt, sondern als Teil eines Business-Pakets oder Ähnliches begreift. Denn in diesem Fall bezahlt das Unternehmen das gesamte teure Frühstück – zum Teil über die Verpflegungspauschale, zum Teil als Teil der Übernachtungskosten.

2. Sich einladen lassen und clever buchen

Angestellte können auch durch ihre Spesenabrechnung extra profitieren, wenn sie sich auf ihrer Dienstreise zum Essen einladen lassen. Sofern nicht der Arbeitgeber hinter der Einladung steht, kann der Dienstreisende den Verpflegungsmehraufwand in voller Höhe geltend machen, auch wenn er nicht für alle Mahlzeiten zahlen musste. Auch über die Übernachtungspauschale lassen sich ein paar Euro einstreichen: Diese ist nämlich fix und wird gewährt, auch wenn das Hotel am Ende billiger war. Nicht erlaubt ist es hingegen, umsonst bei Freunden oder Bekannten zu übernachten, und trotzdem die Übernachtungspauschale einzustreichen.

3. Trinkgelder angeben

Auch wenn das Essen von der Firma bezahlt wird, bleiben Trinkgelder gerne am Mitarbeiter hängen. Das lässt sich vermeiden, indem man das Trinkgeld mit auf den Bewirtungsbeleg schreiben oder es sich anders quittieren lässt. Darüber hinaus ist auch möglich, Trinkgelder und andere Spesen mit einem sogenannten Eigenbeleg beim Arbeitgeber einzureichen, wenn keine Quittung (mehr) vorliegt.

Inhaltsverzeichnis

Urlaub auf Firmenkosten

Falsche Kilometerstände

Deals mit dem Taxifahrer

Doppel- statt Einzelzimmer

Fingierte Hotelrechnungen

Abrechnung vom „Geschäftsessen”

Nicht alle Tricks sind illegal

 

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