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Trotz Video-Chats: Geschäftsreisen bleiben elementar

Desiree schildtReiseplanung

Noch zu Beginn der Nullerjahre konnte man froh sein, wenn man bei einem Video aus dem Internet überhaupt etwas erkennen konnte. An flüssiges Streaming dieser Pixelhaufen war nicht zu denken. Heute, keine 20 Jahre später, schauen wir bei Netflix und Co. ganze Filme ruckelfrei in HD. Auch Video-Chats über Dienste wie Skype oder Facetime enden mittlerweile nicht mehr regelmäßig im frustrierenden Versuch, überhaupt eine halbwegs funktionierende Verbindung herzustellen. Sie sind zu einem stabilen Kommunikationskanal geworden, der auch im Geschäftsleben eifrig genutzt wird.

Diese neue Welt technischer Möglichkeiten verführt nicht nur Computer-Nerds, sondern auch Buchhalter zum Träumen: Was, wenn das Reisen zu Geschäftsterminen bald überflüssig wird, weil immer bessere Kameras und Mikrofone immer realitätsnähere Bilder und Töne übertragen, sodass man ans andere Ende der Welt gelangt, ohne den Fuß vor die Tür zu setzen? Was das für Reisekosten sparen würde!

Man muss kein Hellseher sein, um zu sagen: Soweit wird es nicht kommen. Denn bereits heute wissen wir, dass die Möglichkeit, Video-Chats und -Konferenzen abzuhalten, nicht zu weniger Geschäftsreisen geführt hat. Im Gegenteil: Laut Zahlen der Global Business Travel Association ist das weltweite Volumen von Geschäftsreisen zwischen 2013 und 2018 um 25 % gewachsen.

Und die Wirtschaft tut gut daran, weiter vor allem auf persönliche Meetings vor Ort zu setzen, anstatt auf den Austausch via Video. Wie das Consultingunternehmen Oxford Economics USA in einer Studie von 2013 ermittelt hat, führte jeder Dollar, der von amerikanischen Firmen für Geschäftsreisen ausgegeben wurde, zu einem Umsatzplus von 12,50 Dollar – und das kurz nach der Finanzkrise von 2008, als kaum eine andere Investition fruchtete. Auf der anderen Seite zeigte sich, dass das Einstellen von Business-Trips Umsatzeinbußen von 17 % hatte. Erst nach mehr als drei Jahren hatten die Firmen diesen Einschnitt kompensiert.

 

Die Nachteile von Video-Chats

Doch woran liegt es, dass die Technik den zwischenmenschlichen Kontakt anscheinend nicht ersetzen kann? Mehrere Faktoren sind dafür ausschlaggebend:

Mängel der Technik

Die technische Qualität von Video-Chats hat sich in den letzten Jahren stetig verbessert, doch noch immer kommt es vor, dass Übertragungen ruckeln, abbrechen oder dass der Ton verzögert zu hören ist. All das stört die konzentrierte, fruchtbare Arbeit. Wer nicht firmenintern kommuniziert, sondern mit Kunden oder Auftraggebern, hat mitunter das Problem, dass verschiedene Software genutzt wird oder andere Kompatibilitätsprobleme entstehen.

Kognitive Einschränkungen

Es ist mittlerweile hinlänglich bekannt, dass wir einen Großteil unserer Kommunikation nonverbal vollziehen. Außer Blicken und der Mimik fließen auch Gesten, die Körperhaltung, ja sogar der jedem Menschen eigene Geruch in unsere Bewertung von anderen und ihrem Verhalten ein. Nur ein äußerst nüchterner Rationalist würde darum dafür argumentieren, dass es gut ist, wenn man die Kommunikation von all diesen Elementen abschneidet und sich lediglich auf Worte, Mimik und vermittelte Fakten konzentriert, wie es bei Video-Chats der Fall ist. Dazu kommt, dass wir beim Video-Chat der Person eben gerade nicht gegenübersitzen. Wir sitzen vor dem Bildschirm und sind immer versucht, nebenbei noch andere kleine Aufgaben zu erledigen. Darunter leidet das Gespräch. Und selbst wenn wir ganz bei der Sache sind, so sehen wir normalerweise in einem kleinen Fenster auf dem Bildschirm auch uns selbst. Dadurch kommunizieren wir nicht mehr so natürlich wie Face-to-Face.

Eingeschränktes Sozialverhalten

In Deutschland gibt man sich die Hand, in Frankreich küsst man sich auf die Wange, in Japan tauscht man Visitenkarten, beim Video-Chat sagt man „Hallo“, egal mit welchem Land man spricht. Aber Rituale haben einen Sinn, sie schaffen Vertrauen und zeigen Respekt. Auch nach der Begrüßung, im späteren Gespräch bleibt der Austausch rein visuell-verbal – es gibt kein Schulterklopfen und keinen kumpelhaften Stoß in die Seite, kein Zuflüstern ins Ohr. Kurz der Austausch über Video-Chat wird immer bis zu einem gewissen Grad steif und unpersönlich sein und damit auch nie rundum befriedigend.

Keine gemeinsame Bewegung

Angenommen die Technik ist auf dem neuesten Stand und der Video-Chat verläuft reibungslos. Selbst in diesem Fall findet keine Bewegung statt, man kann nicht aufstehen und kurz mit einem der Gesprächsteilnehmer vor der Tür unter vier Augen reden, man kann niemanden durchs Unternehmen führen und den Mitarbeitern vorstellen, man kann keine Pause in der Cafeteria einlegen. Diese Einschränkung wird teilweise auch dann noch bestehen bleiben, wenn mobile Geräte noch bessere Übertragungen von unterwegs ermöglichen.

Weniger Sicherheit

Video-Konferenzen erfolgen datenbasiert und Daten kann man abfangen, kopieren und weitergeben. Auch das in einem geschützten Raum privat gesprochene Wort garantiert keine einhundertprozentige Sicherheit vor Spionage oder Mithörern im Allgemeinen. Und doch macht es einen erheblichen Unterschied, ob man vertrauliche Informationen während eines Spaziergangs durch den Park austauscht oder sie digital versendet.

Editierte Sicht

Egal, wie neu und verlässlich die Technik ist, sie sorgt immer dafür, dass lediglich bestimmte Informationen übertragen werden und andere nicht: Die Kamera hat einen bestimmten Standpunkt, das Bild zeigt einen bestimmten Ausschnitt, das Mikrofon hat eine bestimmte Reichweite und so weiter. Das bringt die Gesprächsteilnehmer per se in eine passive Position, schließlich haben sie wenig Einfluss auf die Informationen, die sie empfangen. Sie können beispielsweise nicht aufstehen und sich woanders hinstellen. Das kann ein frustrierendes Erlebnis oder einfach einschläfernd sein.

Unbequemlichkeit

Man kann per Knopfdruck mit dem anderen Ende der Welt in Kontakt treten. Doch das andere Ende der Welt bleibt das andere Welt – und wenn dort Tag ist, ist hier Nacht, und umgekehrt (zumindest, wenn man sich auf der Ost-West-Achse bewegt). Das bedeutet, dass Video-Chats mit fernen Ländern oft für mindestens eine Partei sehr unbequem sind: Sie muss in tiefster Nacht oder in frühen Morgenstunden aufstehen und sich in Bestform präsentieren – oder zumindest konzentriert sein.

Mangelhafte Kommunikationserfahrung

Man kann all diese Nachteile von Video-Chats unter dem Schlagwort „mangelhafte Kommunikationserfahrung“ zusammenfassen. Egal, wie weit sich dieser Bereich technisch noch entwickeln wird, ein persönliches Gespräch vor Ort wird immer die reichhaltigere und authentischere Erfahrung darstellen.

Vor allem für Verkäufer bedeutet diese Tatsache, dass Geschäftsreisen auch in Zukunft erste und einzige Wahl sein werden, um wichtige Kundengespräche zu führen. Denn verzichten sie auf den Besuch vor Ort, geben sie den Konkurrenten die Chance, genau dadurch positiv hervorzustechen. Während sie selbst nur auf dem Bildschirm zu sehen sind, führt der Mitbewerber den Kunden ins Restaurant aus oder lädt ihn mit seiner Familie ins Stadion ein. Es ist relativ klar, wer den Deal in so einem Fall klarmacht.

Aber nicht nur für Verkaufsgespräche ist die Geschäftsreise quasi alternativlos. Auch lebensnahe Produktpräsentationen und -einführungen, interaktive Workshops, Konferenzen, ja selbst Job-Interviews mit Anwärtern für wichtige Positionen und die meisten Seminare sollten immer vor Ort und nicht per Video-Chat durchgeführt werden, wenn die Erfahrung der Beteiligten nicht erheblich leiden soll.

Immerhin einige Geschäftsreisen lassen sich durch Skype und Co. vermeiden, was sich in der Summe auch zu einer nennenswerten Kostenersparnis aufsummieren kann. Hier ist vor allem an firmeninterne Meetings zu schon laufenden Projekten zu denken: Die Teilnehmer kennen sich, die Sachlage ist klar und es geht nur darum, sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen oder das nächste Zwischenziel festzulegen. Für solche Situationen muss man sich heutzutage tatsächlich nicht mehr auf die Reise machen.

Auch einige Seminare und Fortbildungen lassen sich gut zum Webinar machen – vor allem solche mit kleiner Teilnehmerzahl, die zudem in der Form dem klassischen Frontalunterricht ähneln: Es spricht hauptsächlich eine Person und die anderen hören zu und lernen (im besten Fall). Für Arbeit in Gruppen, in denen man sich viel austauschen und Ergebnisse selbst erarbeiten soll, eignet sich eine Video-Konferenz hingegen nicht besonders gut.

Schließlich können auch Job-Interviews digital durchgeführt werden, insbesondere wenn es sich um das Schnuppergespräch handelt. Man will sich einen ersten Eindruck vom Bewerber verschaffen, tauscht die wichtigsten Basisinformationen aus und trifft sich zum zweiten Gespräch persönlich, wenn es beidseitig zu passen scheint.

Nicht am falschen Ende sparen

Insgesamt muss man sagen: Reisen werden trotz neuer technischer Möglichkeiten ein elementarer Bestandteil der Geschäftswelt bleiben. Aus gutem Grund: Sie machen Geschäftstreffen angenehmer und erfolgreicher als jeder Video-Chat es heute kann und in Zukunft können wird. Geschäftsreisen einzuschränken oder ganz zu unterlassen, ist darum wirtschaftlich keine gute Idee: Es geht zu Lasten des Umsatzes und zu Lasten der Mitarbeiterzufriedenheit.

Um Reisekosten zu sparen, ist es darum klüger, nicht die Reisen selbst auf den Prüfstand zu setzen, sondern den Buchungsvorgang: Comtravo hat den Buchungsprozess weitestgehend automatisiert und nutzt nur für komplexe Anfragen ein Expertenteam. Dadurch lassen sich pro Geschäftsreise bis zu 34 % der Kosten einsparen, ohne dass man auf die Vorteile der Reise verzichten müsste. Übrigens sind gerade Geschäftsreisende die größten Fans von Video-Chats: Durch sie können sie ihren Familien und Freunden unterwegs näher sein als via Telefon oder E-Mail.

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Geschäftsreisen bleiben elementar

Die Nachteile von Video-Chats

Nicht am falschen Ende sparen

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